Liebe Leserinnen und Leser,

herzlich willkommen zur ersten Ausgabe unseres Newsletters „KI in Kommunen“. Gerade auf kommunaler Ebene entstehen täglich neue Möglichkeiten, aber auch neue Fragen. Mit diesem Newsletter möchten wir Ihnen Orientierung geben und den Blick auf das richten, was wirklich zählt: Praxisnahe Lösungen, konkrete Erfahrungen und relevante Entwicklungen, die den kommunalen Alltag tatsächlich weiterbringen.

Wir bereiten für Sie die wichtigsten Nachrichten kompakt auf, ordnen sie ein und zeigen, welche Auswirkungen sie ganz konkret für Städte, Gemeinden und Landkreise haben können.

Viel Spaß beim Lesen und herzliche Grüße,
Thomas Männing aus dem Redaktionsteam „KI in Kommunen“

Regulatorischer Rahmen konkretisiert sich: Bundesregierung bringt Durchführungsgesetz zum EU AI Act voran

Die Bundesregierung fördert mit einem Durchführungsgesetz die nationale Umsetzung des EU-AI-Acts und definiert Zuständigkeiten für Marktüberwachung, Aufsicht und Unterstützung, u.a. mit der Bundesnetzagentur als zentrale KI-Aufsichtsbehörde. Ziel ist eine innovationsfreundliche, rechtssichere KI-Regulierung, die verbindliche Regeln für Unternehmen und Nutzer schafft, Grundrechte schützt, Transparenz stärkt und Innovation in Europa fördert. 

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Unsere Einschätzung

Die recht komplexe Regelungslage wird zwar nicht signifikant verschlankt und die aktuell bereits bestehenden Pflichten für Kommunen, die KI einsetzen, bleiben. Aber es gibt klare Ansprechpartner, einige Konkretisierungen und vor allem auch Unterstützungsangebote in Form eines aufzubauenden KI-Koordinierungs- und Kompetenzzentrums (KoKIVO). Welche konkreten Angebote hier bereitgestellt werden, behalten wir eng im Auge und berichten in den kommenden Newslettern darüber.

“Marktplatz der KI-Möglichkeiten” für die Verwaltung gestartet

Der neue KI‑Marktplatz MaKI ist offiziell online und bietet erstmals einen zentralen Überblick über KI‑Lösungen aus Bund, Ländern und Kommunen. Die Plattform erleichtert die Nachnutzung erprobter Anwendungen, fördert Transparenz und stärkt die Zusammenarbeit über Verwaltungsebenen hinweg. Kommunen können ab sofort eigene KI‑Systeme eintragen, sich vernetzen und passende Lösungen finden und nutzen.

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 Unsere Einschätzung

Mitte Februar sind bereits knapp 300 KI-Lösungen hinterlegt und über 500 Nutzer aktiv. Es gibt z.B. Systeme für das Schwärzen von Dokumenten, zur Transkription oder zum Überführen von behördlichen Texten in verständliche Sprache - Anwendungsfälle die bei den meisten Kommunen relevant sind und nicht nur auf Bundes- bzw. Ministerialebene eingesetzt werden können. Die Nutzung setzt jedoch gewisse Fähigkeiten und Kapazitäten in der internen IT voraus.

Kreis Viersen führt digitale Sprachassistentin für telefonische Bürgeranfragen ein

Der Abfallbetrieb des Kreises Viersen nutzt seit Januar 2026 die digitale Sprachassistentin Lena, die Anrufe automatisiert entgegennimmt und Bürgerfragen anhand eines vordefinierten Wissensspeichers beantwortet. In den ersten zwei Wochen ihres Einsatzes hat Lena mit rund 800 Bürgerinnen und Bürgern telefoniert, berichtet der Kreis Viersen. Den Mitarbeitenden verschaffe dies zeitliche Kapazitäten, sodass sie offene Anträge schneller als bislang bearbeiten können. Das Angebot soll sukzessive für weitere Anliegen eingesetzt werden. (Zum Artikel)

Hansestadt Stade testet KI-gestützte Telefonannahme mit „Käpt’n Knut“

Seit Januar 2026 unterstützt der KI-Chatbot Käpt’n Knut den städtischen Kundenservice. Er wurde knapp 900-mal genutzt und hat rund 2.000 Nachrichten verarbeitet. Die Stadt testet nun die direkte Annahme telefonischer Anfragen durch die KI, um den Service auszubauen. Fast 30 Prozent der Anfragen seien zwischen 17 und 8 Uhr und mehr als elf Prozent am Wochenende eingegangen – und somit in Zeiten, in denen die Verwaltung nicht erreichbar ist. (Zum Artikel)

Düsseldorf – Voicebot „Kira“ unterstützt das Steueramt

Der KI-Voicebot Kira beantwortet seit etwa sechs Monaten rund um die Uhr telefonische Rückfragen zur Beherbergungssteuer und wurde nun erweitert, sodass er auch Auskünfte zur Grundsteuer gibt. Der persönliche Kontakt bleibt laut Düsseldorf aber weiterhin möglich: Sollte eine Frage nicht abschließend geklärt werden können, wird das Anliegen automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet. (Zum Artikel)

Unsere Einschätzung

Diese drei grundsätzlich ähnlichen, “fachlich” aber unterschiedlichen Einsatzszenarien machen deutlich, dass Voicebots im kommunalen Kontext technisch ausgereift, praxistauglich und unmittelbar wirksam sind. Gerade in Bezug auf 24/7‑Erreichbarkeit, Spitzenzeiten und Standardanfragen bietet KI einen massiven Mehrwert – bei gleichzeitig überschaubaren Kosten (Je nach Lösung unterschiedlich, aber grundsätzlich z.B. auch für unter 1.000€/monatlich machbar)

Sie zahlen dabei auf zwei wesentliche Ziele der Kommunalverwaltung ein: Sie verbessern das digitale Serviceangebot für die Bürger. Gleichzeitig entlasten Sie das bestehende Personal in meist ungeliebten Themen und schaffen so neue Kapazitäten. Zudem sind sie ein recht sanfter Einstieg, um sowohl die Bürger an KI-Lösungen zu gewöhnen, als auch Verwaltungsteams an KI‑gestützte Arbeitsprozesse heranzuführen.. 

Verbringen Sie als Verwaltungsmitarbeiter viel Zeit mit der Aufbereitung von Sitzungsnotizen oder Protokollen? Mit gezielten Prompts lassen sich diese Dokumente in klare, strukturierte Zusammenfassungen verwandeln – inklusive Beschlusslage, Zuständigkeiten und Terminen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht die Inhalte für alle Beteiligten sofort nutzbar.

Probieren Sie es aus, indem Sie den nachfolgenden Prompt in ein beliebiges KI-Modell eingeben (z.B. ChatGPT, CoPilot, Claude).

Prompt: Protokolle zusammenfassen

"Rolle: Du bist eine erfahrene Verwaltungsreferentin.
Aufgabe: Fasse die folgenden Sitzungsnotizen in eine kurze, strukturierte Zusammenfassung.
Output: 1) Thema, 2) Beschlusslage, 3) Zuständigkeit, 4) Termin. Max. 200 Wörter, Bullet Points.
Input: [Sitzungsnotizen einfügen]"

Telekom eröffnet Deutschlands erste KI‑Fabrik in München

Die Deutsche Telekom startet im Februar 2026 die „AI Factory München“, ein neues Produktions- und Entwicklungszentrum für KI-Systeme. Das Projekt ist ein strategisches Signal für digitale Souveränität und zeigt, wie deutsche Unternehmen KI-Wertschöpfung ins Land holen. (Zum Artikel)

Podcast-Tipp: „Digitale Souveränität auf dem Zukunftskongress Bayern”

Passend zur obigen News geht es in unserer Podcast-Empfehlung diesen Monat um eine Paneldiskussionen rund um die Digitale Souveränität in Deutschland. Wo sind wir schon deutliche Schritte weiter als “Man müsste mal…” und wo sind noch wichtige Rahmenbedingungen und Grundsatzentscheidungen herbeizuführen? >> Zur Folge!